für den Chatbot von Chatbot-Service.com, Teil der Robin GmbH in Wiesbaden, Deutschland.

Für die Robin GmbH hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Nutzer wissen, wann welche Daten durch das uns und unsere Chatbot Partner erhoben und verwendet werden.

I. UNSERE CHATBOTS

1. KI-Chatbot „CBS KI“

Der KI Chatbot „KI-CBS“ stellt Ihnen Informationen zu den Themen Chatbots und unsere Services zusammen und im Internet zum Abruf zur Verfügung. Der Chatbot ist eine Anwendung, die Fragen zu den oben genannten Themen im onlinebasierten Dialog beantwortet. Die Datenbasis des KI-Chatbots wächst kontinuierlich durch die redaktionelle Pflege der zugrundeliegenden Informationsdaten (Training). Die Verantwortung für die Inhalte liegt bei der Robin GmbH. Der technische Betrieb des KI-Chatbots wird durch den DIENSTLEISTER XXX als Auftragsverarbeiter umgesetzt.

Die Eingabe personenbeziehbarer Daten ist für die Nutzung des Chatbots nicht notwendig und nicht erforderlich. Bitte geben Sie keine Informationen zu Ihrer Person oder andere vertrauliche Informationen in den Chat ein.
Die Beantwortung Ihrer Fragen erfolgt automatisiert auf Basis von Textanalyse und maschinellem Lernen. Der Chatbot lernt stetig dazu, für die Richtigkeit der Antworten wird keine Haftung übernommen. Der Chatbot ist ausschließlich als Informationsplattform gedacht, nicht für eine Beratung oder rechtsverbindliche Auskunft.

Sie können jederzeit die Löschung aller Ihrer persönlichen Daten beantragen, indem Sie uns eine Nachricht schicken. Robin GmbH wird Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt Ihrer Anfrage löschen.

Verwendung der OpenAI API

Für unseren Chatbot verwendet DIENSTLEISTER XXX, als unser Auftragsverarbeiter, chatgpt, einen KI-gestützten Textgenerator, der von OpenAI (3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA) entwickelt wurde. Chatgpt ist eine Technologie, die auf künstlicher Intelligenz basiert und dabei hilft, Ihre Fragen und Anfragen zu beantworten. Dabei werden die übermittelten Daten nicht zu Trainings- und verbesserungszwecken der Modelle von OpenAI verwendet. Die Kommunikation über den Chatbot erfolgt anonym, sofern Sie keine persönlichen Informationen eingeben. Die Daten werden für Zwecke der Überwachung auf Missbrauch und Missachtung für einen maximalen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert, danach werden sie gelöscht – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Chatgpt wird über DIENSTLEISTER XXX im Rahmen der OpenAI API (Schnittstellenzugang) eingebunden. OpenAI differenziert zwischen „Non-API-Content“ und „API-Content“. Inhaltseingaben von Nutzern, die über die ChatGPT API (API-Content) empfangen werden, werden ausweislich der Nutzungsbedingungen nicht für eigene Zwecke von OpenAI (z.B. für zur Weiterentwicklung ,Training und Service-Verbesserung) genutzt. OpenAI hat sich verpflichtet, die Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union einzuhalten und stellt sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie unter: 
https://openai.com/policies/terms-of-use
https://platform.openai.com/docs/data-usage-policy
https://openai.com/policies/privacy-policy

Bei der Nutzung von OpenAI Diensten über die OpenAI API Plattform entsteht ein Auftragsverarbeitungsverhältnis zwischen DIENSTLEISTER XXX als Auftraggeber und OpenAI als Auftragsverarbeiter. Für diese Zwecke stellt OpenAI ein Data Processing Agreement (DPA Stand 05.04.2023) bereit, das über einen elektronischen Zeichnungsprozess von DIENSTLEISTER XXX nach Eigenaussage abgeschlossen wurde.

Da die Daten des Chats über die API des DIENSTLEISTER XXX in in den USA verarbeitet werden, hat DIENSTLEISTER XXX Standardvertragsklauseln (SCC) abgeschlossen. OpenAI hat die SCCs in ihr DPA integriert, da die Datenverarbeitung nach ihren Angaben in den USA erfolgt.

2. Regelbasierter Chatbot „CBS RB“

Weitere Drittanbieterdienste

DIENSTLEISTER XXX Inc nutzt auch Drittanbieterdienste, um Daten zu speichern, sowie XXX für Analysen nutzen. Diese Drittparteien dürfen nur zum Zweck der Erbringung ihrer Dienstleistungen auf Ihre Daten zugreifen. Es ist ihnen untersagt, Ihre Daten für andere Zwecke zu verwenden.

Bei der Nutzung von OpenAI Diensten über die OpenAI API Plattform entsteht ein Auftragsverarbeitungsverhältnis zwischen dem Verantwortlichen als Auftraggeber und OpenAI als Auftragsverarbeiter. Für diese Zwecke stellt OpenAI ein Data Processing Agreement (DPA Stand 05.04.2023) bereit, das über einen elektronischen Zeichnungsprozess abgeschlossen werden kann. Genau zu prüfen ist aber, ob die jeweilige Nutzung auch tatsächlich eine Auftragsverarbeitung ist.

II. Zweck der Datenverarbeitung

Die eingegebenen Daten werden verarbeitet, um Auskünfte zu Fragen im Zusammenhang mit den Themen „Chatbots“ und „Unsere Chatbot Services“ im Chat-Format zu geben. Die Verarbeitung erfolgt im Dialog, ähnlich einem Gespräch, automatisiert auf unserer Webseite. Der Zweck besteht in der Bereitstellung dieses Informations- und Dialogangebotes sowie in der kontinuierlichen Verbesserung durch Nutzung.
Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wir möchten Sie deshalb nochmals bitten, keinesfalls personenbezogene Daten in den Chat einzugeben.

VII. Cookies

Der Webservice setzt ausschließlich technisch notwendige (funktionale) Session-Cookies ein. Folgende Cookies werden zu Beginn der Session gesetzt:
AL_SESS-S: Dieses Cookie sorgt dafür, dass Nutzer innerhalb des geführten Dialogs immer auf dem gleichen Server bleiben und nicht zwischen unterschiedlichen Servern hin und her geleitet werden (Sticky Session). Das eingesetzte Cookie beinhaltet dabei eine Zufallszahl, welche eine Session eindeutig kennzeichnet.
ubot_user_id_param: Dieses Cookie ist notwendig, um eine Zuordnung der Eingabe des Nutzers zu einer Konversation innerhalb der Applikation zu ermöglichen. Das eingesetzte Cookie beinhaltet dabei eine Zufallszahl, welche eine Session eindeutig kennzeichnet.
Beide Cookies besitzen eine Löschfrist von acht Stunden.

VIII. Dauer der Speicherung

Die von Nutzerinnen und Nutzern eingegebenen Daten werden nach 28 Tagen gelöscht. Bei der Nutzung werden keine personenbezogenen Daten abgefragt und sie sind auch nicht für die Nutzung des Chatbots erforderlich. Bevor ein Redaktionsmitglied den Chatbot trainiert, besteht die Möglichkeit, dass das Mitglied die nicht benötigten personenbezogenen Daten einsieht und löscht. Eine Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt jedoch automatisiert spätestens nach 28 Tagen.
Ihre IP-Adresse wird maximal 30 Tage gespeichert und danach gelöscht.
Die Cookies verbleiben maximal 8 Stunden auf Ihrem Gerät.

IX. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber dem BMI folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

· Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

· Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

· Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.

· Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und bzw. oder Nutzung, Art. 21 DSGVO

Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit, für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

· Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, die ihn angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen. Gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO steht dieses Recht aber dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient.

· Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann der Betroffene diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.

Die vorgenannten Rechte können Sie unter den unter Ziffer 1.1 genannten Erreichbarkeiten oder Online geltend machen.

Ihnen steht zudem gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), zu.

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an die bzw. den unter Ziffer II genannte/n Datenschutzbeauftragte/n im BMI wenden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BMI erfolgt in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Details zum Datenschutz: https://www.bmi.bund.de